Consejos para organizar un evento espectacular sin arruinarte ni morir en el intento

Muchas personas piensan que organizar un evento es una tarea relativamente sencilla ¡hasta que se proponen organizar uno! Llega el momento de la verdad y es entonces cuando se valoran los conocimientos y experiencias de un profesional organizador de eventos.

Os proponemos consejos infalibles a la hora de organizar un evento corporativo. Poniendo estos consejos en práctica, la tarea de organizar un evento se vuelve más accesible. No cabe duda que la experiencia en la organización de eventos corporativos es una gran ventaja, pero incluso teniendo una amplia trayectoria, nunca se debe dejar de lado la metodología, para garantizar el éxito del evento.

1. Información sobre las necesidades del cliente y del evento, hay que saber siempre cómo es el cliente que tienes delante, que necesidades tiene y que espera del evento que se va a organizar.
2. Marcar muy bien los objetivos. Tener claro cuáles son los objetivos del cliente.
3. Definir el público al que se dirige la acción materializada en evento.
4. Realizar un buen brainstorming de conceptos antes de ponerse manos a la obra. Para los más rezagados, un brainstorming, es una aportación de ideas que varias personas ponen en común como punto de partida para un proyecto.
5. Definir el presupuesto. Este punto es importante para la búsqueda de los proveedores y estar siempre en la línea de presupuesto del cliente.
6. Redactar una lista de tareas.
7. Establecer un calendario de trabajo y ser previsor a la hora de marcarlo.
8. Realizar visitas de prospección necesarias y testar los distintos servicios ofrecidos. Es importante hacer visitas de inspección y testar todo lo que ha sido ofrecido, con el fin de que todo sea correcto, al nivel de exigencia del cliente.
9. Preparar una buena ejecución del proyecto: tener reuniones con todos los colaboradores una vez estén definidos todos los conceptos.
10. Redactar un buen documento de producción para que manejen las distintas partes implicadas en el proceso.
11. No dejar nada a la improvisación, no obstante, siempre hay que ir preparado para tener que improvisar.
12. Realizar un reportaje fotográfico o videográfico del evento.
13. Realizar un informe final del evento.

Queremos hablar sobre el punto del presupuesto. Nosotras pensamos que contar con un budget limitado, si se sabe planificar y gestionar el evento correctamente, pueden salir también eventos espectaculares, bonitos y que se queden en la memoria de todos los asistentes. Aquí van algunos consejos relacionados con el tema del presupuesto:

Selección del lugar de celebración Uno de los puntos en los que podemos ahorrarnos una cantidad de dinero considerable a la hora de organizar un evento será el emplazamiento que escojamos. ¿Se trata de un espacio preparado para un evento de dichas características? Dependiendo del tipo de evento, será mejor un espacio u otro. Aquí un ejemplo: nos encontraremos un dilema común entre los organizadores de eventos ¿Mejor alquilar un espacio habilitado de alto coste o un espacio exterior más económico pero sin ninguna infraestructura? Nosotras creemos que será mejor que el espacio ya disponga de materiales para la realización de dicho evento, que no un espacio completamente vacío, y tengas que subministrar todos los materiales. (Saldrá más caro al final)

Prevenir posibles imprevistos Otro punto a tener en cuenta es el de planificar cada detalle al milímetro. Si conocemos todas las necesidades que pueden surgir y tenemos un plan para solucionarlas rápidamente, ahorraremos dinero. ¿Por qué? Sencillamente porque cuando necesitas algo de forma urgente siempre acabas pagando más que si lo hubieses tenido contemplado y planeado.

Calcular el tiempo de montaje y desmontaje Debemos contar con el tiempo de montaje y desmontaje, reservando el espacio durante un día antes y después si las características del evento así lo precisaran. En caso contrario, los técnicos no contarán con el tiempo suficiente para hacer su trabajo y acabarás pagando de más por horas extras.

Trabajar con un proveedor de confianza Un proveedor de confianza siempre podrá ayudarte a optimizar tus recursos al máximo de forma que consigas el evento más espectacular posible con los recursos que dispongas. Por ello, muchos recomiendan trabajar con el tipo de proveedor que pueda ofrecerte una atención personalizada, que te permita explicarle las necesidades específicas de tu empresa de forma que te ofrezca un servicio a medida. Además, aprovechando los precios especiales por paquetes de contratación también conseguirás economizar el presupuesto de tu evento.

¡¡¡Creemos que así conseguiremos un evento que dejará a los asistentes boquiabiertos!!!!!

Hasta aquí escribimos hoy, espero que os haya sido de gran ayuda. ¿Estás de acuerdo con estos consejos?