Consells per organitzar un esdeveniment espectacular sense arruïnar-te ni morir en el intent

Moltes persones pensen que organitzar un esdeveniment és una tasca relativament senzilla fins que decideixen organitzar-ne un! Arriba el moment de la veritat i és llavors quan es valoren realment els coneixements i l'experiència d'un professional organitzador d'esdeveniments.

Us oferim consells infal·libles a l'hora d'organitzar un esdeveniment corporatiu. Posant aquests consells en pràctica, la tasca d'organitzar un esdeveniment esdevé més accessible. No hi ha dubte que l'experiència en l'organització d'esdeveniments corporatius és una gran avantatge, però fins i tot amb una àmplia trajectòria, mai s'ha de deixar de costat la metodologia per garantir l'èxit de l'esdeveniment.

1. Informació sobre les necessitats del client i de l'esdeveniment, cal saber sempre com és el client que tens davant, quines necessitats té i què espera de l'esdeveniment que s'ha d'organitzar.
2. Marcar molt bé els objectius. Tenir clar quins són els objectius del client.
3. Definir el públic al qual es dirigeix l'acció materialitzada en l'esdeveniment.
4. Realitzar una bona pluja d'idees abans de posar-se mans a l'obra. Per als més tardans, una pluja d'idees és una aportació d'idees que diverses persones posen en comú com a punt de partida per a un projecte.
5. Definir el pressupost. Aquest punt és important per a la cerca dels proveïdors i estar sempre en la línia de pressupost del client.
6. Redactar una llista de tasques.
7. Establir un calendari de treball i ser previsor a l'hora de marcar-lo.
8. Realitzar visites de prospecció necessàries i tastar els diferents serveis oferts. És important fer visites d'inspecció i tastar tot el que ha estat ofert, amb la finalitat que tot sigui correcte, al nivell d'exigència del client.
9. Preparar una bona execució del projecte: tenir reunions amb tots els col·laboradors una vegada estiguin definits tots els conceptes.
10. Redactar un bon document de producció perquè ho maneguin les diferents parts implicades en el procés.
11. No deixar res a la improvisació, no obstant això, sempre cal anar preparat per haver de improvisar.
12. Realitzar un reportatge fotogràfic o videogràfic de l'esdeveniment.
13. Realitzar un informe final de l'esdeveniment.

Volem parlar sobre el punt del pressupost. Nosaltres pensem que fins i tot amb un pressupost limitat, si se sap planificar i gestionar l'esdeveniment correctament, es poden crear esdeveniments espectaculars, bonics i que es quedin a la memòria de tots els assistents. Aquí van alguns consells relacionats amb el tema del pressupost:

Selecció del lloc de celebració Un dels punts en els quals podem estalviar una quantitat considerable de diners a l'hora d'organitzar un esdeveniment serà l'emplaçament que escollim. Es tracta d'un espai preparat per a un esdeveniment d'aquestes característiques? Depenent del tipus d'esdeveniment, serà millor un espai o un altre. Aquí teniu un exemple: ens trobarem amb un dilema comú entre els organitzadors d'esdeveniments: És millor llogar un espai habilitat de cost elevat o un espai exterior més econòmic però sense cap infraestructura? Nosaltres creiem que serà millor si l'espai ja disposa de materials per a la realització de l'esdeveniment en lloc d'escollir un espai totalment buit i haver de subministrar tots els materials (el que pot sortir més car al final).

Prevenir possibles imprevistos Un altre punt a tenir en compte és planificar cada detall al mil·límetre. Si coneixem totes les necessitats que poden sorgir i tenim un pla per solucionar-les ràpidament, estalviarem diners. Per què? Perquè quan necessites alguna cosa de manera urgent, sempre acabes pagant més del que hauries pagat si l'haguessis tingut en compte i planificat amb antelació.

Calcular el temps de muntatge i desmuntatge Hem de tenir en compte el temps de muntatge i desmuntatge, reservant l'espai durant un dia abans i un dia després si les característiques de l'esdeveniment ho requereixen. En cas contrari, els tècnics no tindran temps suficient per fer la seva feina i acabaràs pagant més per hores extra.

Treballar amb un proveïdor de confiança Un proveïdor de confiança sempre podrà ajudar-vos a optimitzar els vostres recursos al màxim per aconseguir l'esdeveniment més espectacular possible amb els recursos de què disposeu. Per això, molts recomanen treballar amb proveïdors que puguin oferir-vos una atenció personalitzada, que us permeti explicar les necessitats específiques de la vostra empresa perquè us ofereixin un servei a mida. A més, aprofitant els preus especials per paquets de contractació, aconseguireu estalviar en el pressupost de l'esdeveniment.

Creiem que seguint aquests consells aconseguireu crear un esdeveniment que deixarà els assistents bocabadats!

Això és tot per avui; esperem que trobeu aquesta informació útil. Esteu d'acord amb aquests consells?