Com planificar un esdeveniment corporatiu d'èxit en 30 díes | Consells i trucs

Planifica el teu esdeveniment en 30 dies

Organitzar un esdeveniment corporatiu en només 30 dies pot semblar una missió impossible, però amb la planificació adequada, pots aconseguir-ho amb èxit. En aquest article, et guiem pas a pas per a organitzar un esdeveniment memorable sense estrès, aprofitant al màxim el temp. Des de la definició d'objectius fins a la gestió de proveïdors i assistents, descobreix com els experts aconseguim esdeveniments impactants en terminis ajustats.

Dia 1-7: Definir els objectius i preparar la base

Estableix el propòsit i els objectius de l'esdeveniment

El primer és tenir clar quin és el propòsit de l'esdeveniment. Què desitges aconseguir? Pot ser enfortir la cultura empresarial, llançar un producte o millorar les relacions amb els clients. Establir metes clares et permetrà prendre decisions més ràpides al llarg del procés.

Defineix indicadors clau de rendiment (KPIs) que t'ajudin a mesurar l'èxit de l'esdeveniment. Aquests poden incloure la quantitat d'assistents, la satisfacció dels participants o l'impacte en les vendes.

Defineix el pressupost

Determinar el pressupost des del principi és fonamental per a evitar sorpreses financeres. Considera els costos del lloc, servei d'àpats, tecnologia, entreteniment i màrqueting. Assegura't de reservar un 10-15% addicional per a imprevistos.

Dividir el pressupost en categories t'ajudarà a assignar millor els recursos i a assegurar-te que cada àrea estigui ben coberta sense excedir-te.

Selecció del equip i assignació de responsabilitats

Reunir un equip de confiança és crucial quan tens poc temps. Assigna rols clars des del principi, com un coordinador de logística, un responsable de proveïdors i un encarregat de màrqueting.

Organitza reunions curtes però efectives per a revisar el progrés i assegurar-te que tots estiguin alineats amb els objectius.

Dia 8-14: Escull el espai, contracta als proveïdors i fes un cronograma

Tria l'espai adequat

Tria el lloc d'acord amb la grandària de l'esdeveniment, la ubicació dels assistents i el pressupost. Verifica la disponibilitat al més aviat possible i assegura't que l'espai compti amb tecnologia adequada (micròfons, pantalles, etc.) per a l'esdeveniment, segons les necessitats.

Recorda considerar factors com a accessibilitat, capacitat i les possibles restriccions del lloc. No oblidis preguntar per opcions de muntatge/desmuntatge ràpid.

Contratació de proveïdors essencials

Contacta als proveïdors clau durant aquesta segona setmana. Això inclou servei d'àpats, equip audiovisual, seguretat i decoració. Assegura't de revisar les seves referències i experiència prèvia amb esdeveniments corporatius.

Negocia contractes que incloguin clàusules de cancel·lació i assegura't que cada proveïdor tingui clars els seus terminis i responsabilitats.

Crea un cronograma de l'esdeveniment

Desenvolupa un cronograma detallat que inclogui totes les activitats de l'esdeveniment, des de l'arribada dels convidats fins als moments de networking i el comiat. Incloure temps per a muntatge i proves tècniques és clau per a evitar retards el dia de l'esdeveniment.

Dia 15-21: Focalitza't en la promoció i la logística final

Dissenya una campaña de marketing i promoció

Una bona promoció és essencial per a assegurar l'assistència. Crea una estratègia de màrqueting efectiva enfocada en el teu públic objectiu. Utilitza xarxes socials, email màrqueting i màrqueting directe per a captar l'atenció.

Destaca els beneficis de l'esdeveniment, com l'oportunitat de networking o la possibilitat de conèixer novetats de l'empresa. Envia recordatoris periòdics als inscrits per a mantenir l'interès.

Confirma la logística i coordina els detalls

Revisa els contractes amb els proveïdors i confirma que tot estigui en ordre. Coordina amb el lloc de l'esdeveniment i verifica que els equips i serveis necessaris estiguin llestos.

Assegura't que tot l'equip organitzador estigui informat sobre les seves tasques el dia de l'esdeveniment. Un checklist dels elements logístics serà útil per a no oblidar res.

Crea una experiencia memorable

No es tracta només de complir amb els bàsics. Personalitza l'esdeveniment perquè els assistents recordin l'experiència. Això pot incloure petits detalls com a kits de benvinguda, música en viu o estacions interactives per als assistents. Deixa volar la imaginació.

Un esdeveniment memorable enforteix la imatge de la teva empresa i deixa una petjada positiva en els assistents.

Dia 22-28: Gestió dels assistens i proves técniques

Gestiona el registre i confirma la assistència

Implementa un sistema de registre eficient, ja sigui a través d'una plataforma en línia o una llista de convidats ben organitzada. Envia confirmacions i recordatoris als assistents per a evitar cancel·lacions d'últim minut. Si tens assistents VIP, assegura't de gestionar la seva experiència de manera especial, com assignar-los un lloc destacat o proporcionar-los transport.

Proves tècniques

Fes una prova tècnica completa de tots els equips el dia abans de l'esdeveniment, des de micròfons fins a presentacions visuals. Assaja amb els oradors per a assegurar-te que tot el contingut estigui preparat i coordinat.

Un assaig general et permetrà identificar possibles fallades tècniques o de coordinació abans de l'esdeveniment real.

Prepara un pla B

Tenir un pla B és crucial per a evitar sorpreses. Què succeeix si un proveïdor falla o hi ha problemes tècnics? Prepara't per a canvis d'últim minut i assegura't que el teu equip sàpiga com actuar en cas d'emergència.

Tenir proveïdors alternatius i un kit d'eines tècniques addicionals pot ser la diferència entre un petit contratemps i un desastre.

Dia 29-30: Execusió de l'esdeveniment i evaluació final

Execució del esdeveniment

El dia de l'esdeveniment és on tot el teu esforç cobra vida. Assegura't que l'equip estigui en els seus llocs i que cada proveïdor compleixi amb els acords.

Gestiona el procès de l'esdeveniment, anticipant-te a les necessitats dels assistents i resolent qualsevol inconvenient ràpidament. Mantingues una actitud positiva i controlada, ja que tot l'equip i els assistents seguiran la teva energia.

Espera el feedback i evaúa els resultats

En finalitzar l'esdeveniment, recull feedback dels assistents a través d'enquestes o entrevistes ràpides. També és important avaluar amb el teu equip els KPIs definits a l'inici per a mesurar l'èxit de l'esdeveniment.

Anota les lliçons apreses per a millorar futurs esdeveniments i assegura un seguiment amb els assistents per a mantenir la relació.

Consells extres dels experts

Relax

L'estrès és inevitable en l'organització d'un esdeveniment, però mantenir la calma és essencial. Pren-te un moment per a respirar i delega tasques quan sigui necessari. Recorda que el teu equip és aquí per a donar-te suport.

Sigues flexible i adapta't

Fins i tot amb la millor planificació, els imprevistos poden sorgir. Sigues flexible i àgil en la teva presa de decisions, i recorda que adaptar-te ràpidament pot salvar l'esdeveniment de qualsevol complicació.

Com veus, organitzar un esdeveniment corporatiu d'èxit en 30 dies és possible si segueixes un pla estructurat i mantens una comunicació fluida amb el teu equip i proveïdors. Des de definir objectius clars fins a gestionar els detalls logístics i tècnics, cada pas és clau per a l'èxit de l'esdeveniment. Necessites ajuda per a planificar el teu pròxim esdeveniment? Contacta'ns a The Green Vintage per a obtenir més informació i fer del teu esdeveniment un èxit garantit!